Laatst bijgewerkt: [datum publicatie]
JouwRooster is een online dienst voor planning, urenregistratie en facturatie van bedrijven die met (flexibele) crew werken. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt. Ze geldt voor de website jouwrooster.com en de app app.jouwrooster.com.
1. Wie zijn wij
JouwRooster wordt aangeboden door Kick Zurlohe, handelend onder de naam By Kick.
- Adres: [ADRES], [VESTIGINGSPLAATS]
- KVK: [KVK]
- E-mail voor privacyvragen: [privacy@jouwrooster.com]
2. Twee rollen: wanneer wij verantwoordelijk zijn en wanneer je werkgever
Gegevens in de app van een organisatie. Een bedrijf (bijvoorbeeld een standbouwer of evenementenbureau) gebruikt JouwRooster om zijn mensen te plannen. Dat bedrijf bepaalt welke gegevens erin staan en waarvoor. Het bedrijf is dan de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn de verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van dat bedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst. Werk je als crew voor een bedrijf dat JouwRooster gebruikt, neem dan voor vragen over je gegevens eerst contact op met dat bedrijf. Wij helpen het bedrijf daarbij.
Gegevens over onze eigen klanten en bezoekers. Voor de website, de aanmelding, het abonnement, de facturatie aan onze klanten en de beveiliging van de dienst zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat het grootste deel van deze verklaring.
3. Welke gegevens verwerken wij
| Wie | Welke gegevens |
|---|---|
| Bezoekers van jouwrooster.com | technische gegevens die nodig zijn om de site te tonen (IP-adres, browser, tijdstip) in serverlogs |
| Aanmelders en klanten (eigenaar, planner) | naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, bedrijfsgegevens voor facturatie, inloggegevens, rol |
| Gebruikers van de app (ook crew) | naam, e-mailadres, inloggegevens, tijdstip van inloggen, IP-adres in technische logs, acties in het auditlog |
| Gegevens die een organisatie invoert (wij als verwerker) | onder meer naam, contactgegevens, adres en woonplaats, eventueel IBAN, certificaten met bewijsbestanden, beschikbaarheid, diensten, gewerkte uren, onkosten met bonnen, tarieven, en contactgegevens van klanten van de organisatie |
Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) en niet om je burgerservicenummer (BSN). Upload je een kopie van bijvoorbeeld een rijbewijs of VCA-diploma als bewijs van een certificaat, maak het BSN en de pasfoto dan onleesbaar.
4. Doelen en grondslagen (wij als verwerkingsverantwoordelijke)
| Doel | Grondslag (artikel 6 AVG) |
|---|---|
| Account en organisatie aanmaken, inloggen, de dienst leveren | uitvoering van de overeenkomst |
| Servicemails versturen (inloglink, uitnodiging, wijzigingen in de dienst) | uitvoering van de overeenkomst |
| Abonnement en facturatie, administratie | uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| Beveiliging, misbruik voorkomen, auditlog, foutopsporing | gerechtvaardigd belang (een veilige en werkende dienst) |
| Ondersteuning bij vragen | uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| Klanten informeren over belangrijke wijzigingen in de dienst | gerechtvaardigd belang |
Wij sturen geen nieuwsbrieven of reclame zonder je toestemming. Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.
5. Bewaartermijnen
| Gegevens | Hoe lang |
|---|---|
| Account- en organisatiegegevens | zolang het abonnement loopt; na opzegging kun je 30 dagen exporteren, daarna verwijderen wij de organisatie |
| Gegevens die een organisatie invoert | zolang de organisatie dat wil en het abonnement loopt (zie verwerkersovereenkomst) |
| Facturen en administratie over onze klanten | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Auditlog | [12] maanden |
| Technische logs (server, inlog) | enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van de leverancier |
| Back-ups | volgens de back-uptermijn van onze databaseleverancier ([7] dagen), daarna automatisch overschreven |
6. Met wie delen wij gegevens
Wij schakelen een paar leveranciers in, met wie wij afspraken hebben gemaakt over de bescherming van je gegevens:
- Supabase: database, inlog en bestandsopslag. Opslag in de EU (Ierland).
- Vercel: hosting van de website en app. Technische logs kunnen in de Verenigde Staten worden verwerkt.
- Resend: versturen van e-mail. Metadata van e-mails kunnen in de Verenigde Staten worden opgeslagen.
- Cloudflare: domeinnaam en DNS.
Voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework. Een actuele lijst met links naar hun verwerkersovereenkomsten staat in onze verwerkersovereenkomst (bijlage C), op te vragen via [privacy@jouwrooster.com].
Verder delen wij gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.
7. Beveiliging
Elke organisatie heeft een eigen, afgeschermde omgeving. Toegang tot gegevens wordt in de database zelf per organisatie en per rol afgedwongen en dat wordt automatisch getest. Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS), opslag is versleuteld en er worden dagelijks back-ups gemaakt. Meer details staan in bijlage B van de verwerkersovereenkomst.
8. Cookies en vergelijkbare technieken
Wij gebruiken alleen functionele opslag die nodig is om de dienst te laten werken:
- de inlogsessie van de app (opgeslagen in je browser, zodat je ingelogd blijft);
- voorkeuren zoals de gekozen organisatie of weergave.
Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of analysecookies van derden en tonen daarom geen cookiebanner. Gaan wij ooit statistieken meten, dan doen we dat privacyvriendelijk en passen we deze verklaring vooraf aan.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Veel gegevens kun je zelf bekijken en aanpassen in de app onder "Mijn gegevens".
- Gaat het om gegevens die een organisatie over jou in JouwRooster heeft gezet (bijvoorbeeld als crew): richt je verzoek aan die organisatie. Komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door.
- Gaat het om je account of je gegevens als onze klant: mail naar [privacy@jouwrooster.com]. Wij reageren binnen een maand. We kunnen vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door te reageren vanaf het e-mailadres van je account.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We horen het graag eerst van jou.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen als de dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat het laatst is gebeurd. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten vooraf per e-mail.
11. Contact
JouwRooster, By Kick [ADRES], [VESTIGINGSPLAATS] [privacy@jouwrooster.com]